Excel a další tabulky
Pro první posouzení stačí kopie několika typických řádků v XLS nebo XLSX. Uveďte, co znamenají jednotlivé sloupce a zda každý řádek odpovídá jednomu předmětu nebo souboru předmětů.
PŘECHOD NA NESTOS
Převod evidence sbírek
z Excelu nebo původního systému
Přechod na novou evidenci nemusí znamenat ruční přepis všech karet. Začneme ukázkou vašich dat a společně zjistíme, které údaje lze převést a kde bude potřeba evidence doplnit.
VSTUPNÍ PODKLADY
Kde dnes evidenci vedete?
Původní evidenční systém
Zjistěte, jaký export systém nabízí, například XML, JSON, TXT nebo tabulku. Pokud jsou fotografie a přílohy uložené zvlášť, potřebujeme vědět, jak se pozná, ke které kartě patří.
Více zdrojů evidence
Pokud vedete část údajů v programu a část v tabulkách, označte hlavní zdroj a společný identifikátor. Pomůže to odhalit, kde se stejné záznamy překrývají.
POSTUP PŘEVODU
Nejdřív vzorek, potom celá evidence
Rozsah a termín domluvíme podle kvality dat, možností exportu a toho, které vazby či přílohy potřebujete zachovat.
- 01
Projdeme podklady
Na vzorku si ujasníme, jak vedete inventární a přírůstková čísla, podsbírky, umístění a přílohy.
- 02
Přiřadíme pole
Domluvíme, kam každý údaj patří. Zvlášť projdeme duplicity, prázdné hodnoty a nestandardní zápisy.
- 03
Zkontrolujeme zkušební převod
Porovnáme počty záznamů a vybrané karty s originálem. U čísel zkontrolujeme i počáteční nuly, u příloh jejich vazby na správné předměty.
- 04
Domluvíme ostrý přechod
Po schválení vzorku stanovíme termín finálního exportu a kontroly, aby se neztratily změny provedené během příprav.